Toplantı yönetimi ve bir uygulama

Abstract

Örgütlerin hedeflerine ve planladıkları sonuçlara ulaşmalarını sağlamanın yolu etkili bir yönetimden geçmektedir. Meydana gelen sosyal ve teknolojik gelişmelere paralel olarak, örgütlerde ve örgütsel yönetim anlayışlarında sürekli bir gelişme ve değişme yaşanmaktadır. Bu süreçte insan unsuru en önemli örgütsel kaynak olarak öne çıkmaktadır. Yönetim bir anlamda insanları yönetmektir. Yöneticilerin yönetsel işlevleri yerine getirebilmeleri, herşeyden önce örgütte etkin işleyen bir iletişim sisteminin varlığına bağlıdır. Toplantılar bu nedenle çift yönlü işleyen bir iletişim aracı olarak örgütsel yönetimde çok önemli bir işleve sahiptirler. Eğitim olanaklarının artması ve bilgiye daha kolay ulaşılabilir olmasının da etkisiyle daha da bilinçlenen işgörenler, dünyadaki değişen yeni yönetim yaklaşımları çerçevesinde yönetime katılabilecekleri, kararlarda söz sahibi olabilecekleri daha demokratik bir yönetim beklentisi içine girmiş, geleneksel örgüt yapıları yerini, takım bazlı örgütlere bırakmaya başlamıştır. Zaten toplantılar; özünde katılmayı barındıran, demokratik-katılımcı bir yönetimin uygulanabileceği, yöneticilerin liderlik özelliklerini sergileyebilecekleri küçük bir yönetim merkezi konumundadırlar. Ancak toplantıların örgütsel amaçlara ulaşmada uygun bir araç olarak kullanılabilmeleri herşeyden önce, iyi bir toplantı organizasyonu ve başarılı bir toplantı yönetimiyle mümkündür. Aksi halde toplantılar, asla yerine konulamayacak bir kaynak olan zamanın israfı ve boşa harcanan emek olmaktan öteye geçemeyecektir. Bu çalışmada toplantı yönetiminin yönetim fonksiyonları ile olan ilişkisi ve toplantı yönetiminin etkin yönetime yaptığı katkılar yönetsel bir çerçeve içinde ele alınmış, çalışmada toplantıların yönetim süreçleri üzerine yaptığı katkılar, değişik düzeylerdeki yöneticilerin görüşlerine dayanılarak irdelenmiştir. Bu çalışmanın öncelikle toplantı yönetimi ve toplantıların yönetsel işlevlere olan etkileri ve katkıları konusunda bilgi edinmek isteyen tüm yöneticilere yol göstereceği kanısındayım.

For the organizations, the way of reaching the target and the planned results is an effective management. Parallel to social and technological developments, a continuous shift and development occurs within the organizations and their understanding of organizational management. During this process, the human factor becomer the most important organizational source. Management is, in other words, directing persons. Administrative efficiency depends on an active system of communication. For this reason, meetings, functioning as a bilateral means of communication, play an important role in organizational management. The employees, enjoying the increased education opportunities and the accessibility of know-how, have beeen seeking a more democratic administration in which they can also engage the administrative affairs and effect the organizational decisions within the frame of the new and changing approach to management in the world. Thus, the traditionally structured organizations are being replaced by team-based organizations. In fact, meetings, with participation in their core and suitable for democraticparticipation administration, are small centers of administration where administrators show their qualifications of leadership. However, using meetings as the means of reaching organizational aims is only possible by a good arrangement and a successful management. Otherwise meetings will be a loss of labor and time which can never be regained. In this study, meeting management has been taken into consideration from the viewpoint of its relation to management functions and its contributions to effective administration within an administrative outlook. The contributions of meetings to administration process have been evaluated depending on the opinions of administrators from different levels. I hope this study will primarily be a guide for all administrators and managers who want to acquire the know-how about meeting management and the effects and contributions of meeting to administrative functions.